Письмо об отказе в сертификации: что делать и как избежать
Получение отказа в сертификации — неприятная, но решаемая ситуация. В этой статье разбираем причины отказа, законные основания, порядок действий и способы устранения замечаний, чтобы успешно получить сертификат или декларацию.
Что такое письмо об отказе в сертификации
Письмо об отказе в сертификации — это официальный документ, который выдаёт орган по сертификации или орган по декларированию, если продукция не может быть сертифицирована или задекларирована по каким-либо причинам.
Важно понимать
Отказ — это не окончательный вердикт. В большинстве случаев проблемы можно устранить и повторно подать заявку. Главное — понять причины и правильно на них отреагировать.
Что содержится в письме об отказе
Официальное письмо об отказе должно содержать:
- Реквизиты органа по сертификации/декларированию
- Данные заявителя и продукции
- Конкретные причины отказа со ссылками на нормативные документы
- Рекомендации по устранению замечаний
- Порядок обжалования решения
Основные причины отказа в сертификации
Причины отказа можно разделить на несколько категорий. Рассмотрим их подробно.
1. Несоответствие продукции требованиям ТР ТС/ЕАЭС
Самая распространённая причина. Продукция не соответствует обязательным требованиям технических регламентов:
- Превышение допустимых значений химических показателей
- Несоответствие маркировки требованиям
- Недостаточные прочностные характеристики
- Нарушение санитарно-гигиенических норм
Пример: косметическая продукция содержит запрещённые консерванты или превышение по тяжёлым металлам.
2. Неправильное оформление документов
Формальные ошибки в пакете документов:
- Неполный комплект документов
- Отсутствие перевода иностранных документов или неправильное заверение
- Несоответствие наименования продукции в разных документах
- Отсутствие необходимых реквизитов
3. Неправильный выбор схемы сертификации
Заявитель выбрал схему сертификации, которая не подходит для данного типа продукции или не соответствует условиям производства и поставки.
Рекомендуем ознакомиться: ТР ТС для начинающих: что должен знать производитель и импортёр
4. Проблемы с производством или поставщиком
- Производитель не имеет необходимой документации
- Невозможность проведения анализа производства
- Отсутствие контроля качества на производстве
Особенно актуально при сертификации товаров из Китая
5. Недостаточные или неполные результаты испытаний
- Испытания проведены не в аккредитованной лаборатории
- Протоколы испытаний устарели (срок действия истёк)
- Испытания проведены не по всем обязательным показателям
Когда орган по сертификации имеет право отказать
Согласно законодательству ЕАЭС и национальным нормативным актам, орган по сертификации имеет право отказать в сертификации в следующих случаях:
Законные основания для отказа:
- Продукция не соответствует требованиям технических регламентов ТР ТС/ЕАЭС
- Заявитель не предоставил полный комплект требуемых документов
- Невозможность проведения испытаний (отсутствие образцов, отказ в доступе к производству и т.д.)
- Выявление недостоверной информации в документах
- Заявитель не оплатил услуги органа по сертификации или испытательной лаборатории
Незаконный отказ
Если орган отказал в сертификации по причинам, не предусмотренным законодательством, или без предоставления обоснования, такой отказ можно обжаловать в национальном органе по аккредитации или в суде.
Примеры незаконных оснований: отказ из-за «неудобного» времени для аудита производства, требование дополнительных платежей без договорённости.
Что делать при получении письма об отказе
Получили отказ? Действуйте по следующему алгоритму:
Шаг 1. Внимательно изучите письмо
Прочитайте все причины отказа, обратите внимание на ссылки на нормативные документы. Убедитесь, что понимаете каждый пункт. Если есть неясности — запросите разъяснения у органа по сертификации.
Шаг 2. Оцените возможность устранения замечаний
Определите, можно ли устранить выявленные несоответствия:
- Документальные замечания — самые простые (дооформление, перевод, корректировка)
- Несоответствие маркировки — требуется изменение упаковки
- Несоответствие состава/характеристик — может потребоваться изменение рецептуры или технологии
Шаг 3. Свяжитесь с органом по сертификации
Позвоните или напишите специалистам органа. Уточните детали, попросите рекомендации по устранению замечаний. В большинстве случаев органы готовы помочь и подсказать правильный путь.
Шаг 4. Разработайте план устранения замечаний
Составьте план с конкретными шагами и сроками:
- Какие документы нужно дооформить или исправить
- Какие изменения внести в продукцию или маркировку
- Нужны ли повторные испытания
- Сроки выполнения каждого этапа
Шаг 5. Подайте повторную заявку
После устранения всех замечаний соберите обновлённый пакет документов и подайте повторную заявку на сертификацию. Укажите в сопроводительном письме, что все ранее выявленные замечания устранены.
💡 Совет эксперта
Не пытайтесь обойти требования или «договориться» с органом по сертификации. Это не только незаконно, но и грозит серьёзными последствиями для вашего бизнеса. Лучше инвестировать время и средства в правильное оформление документов и приведение продукции в соответствие.
Как устранить причины отказа в зависимости от типа продукции
Способы устранения замечаний зависят от категории товаров:
⚙️ Оборудование
Чаще всего требуется доработка технической документации, подтверждение соответствия ГОСТам, проведение дополнительных испытаний по электробезопасности или EMC.
Узнать больше💄 Косметика
Частая причина отказа — несоответствие состава ТР ТС 009/2011, отсутствие СГР, неправильная маркировка. Требуется корректировка состава или получение разрешительной документации.
Узнать больше🥘 Пищевая продукция
Проблемы с несоответствием санитарным нормам, микробиологическими показателями, содержанием добавок. Может потребоваться изменение рецептуры, технологии производства или упаковки.
Узнать больше🧸 Детские товары
Строгие требования ТР ТС 007/2011. Чаще всего отказ из-за превышения миграции вредных веществ, несоответствия размеров, отсутствия предупреждающих надписей.
Узнать больше👕 Текстиль
Несоответствие по гигиеническим показателям (pH, формальдегид, устойчивость окраски), отсутствие информации об уходе, неправильный состав волокон.
Узнать большеКак избежать отказа в сертификации
Лучший способ справиться с отказом — это не получать его вовсе. Вот проверенные рекомендации по профилактике:
1. Тщательная подготовка на этапе планирования
- Изучите требования ТР ТС/ЕАЭС до закупки или производства товара
- Запросите у поставщика/производителя техническую документацию и сертификаты
- Проконсультируйтесь с экспертами по сертификации заранее
📖 Рекомендуем прочитать: Как подготовиться к сертификации продукции по ТР ТС: пошаговое руководство
2. Работа с проверенными партнёрами
- Выбирайте аккредитованные органы по сертификации с хорошей репутацией
- Работайте с аккредитованными испытательными лабораториями
- При необходимости привлекайте консультантов по сертификации
3. Контроль качества документов
- Проверьте полноту пакета документов по чек-листу
- Убедитесь в корректности переводов и нотариального заверения
- Сверьте наименования продукции во всех документах (должны совпадать)
- Проверьте актуальность всех документов (сроки действия)
4. Предварительные испытания
Прежде чем подавать заявку на сертификацию, проведите предварительные испытания образцов в аккредитованной лаборатории. Это позволит выявить несоответствия на раннем этапе и внести корректировки до официальной сертификации.
Такой подход особенно актуален для товаров из Китая, где высок риск несоответствия требованиям ЕАЭС.
Распространённые ошибки при работе с отказом
Игнорирование письма об отказе
Некоторые предприниматели просто обращаются в другой орган, не устранив причины отказа. Результат — повторный отказ и потеря времени и денег.
Попытка «договориться» или обойти требования
Попытки подкупа, обхода требований через «серые» схемы или работа с неаккредитованными органами чреваты серьёзными последствиями: штрафы, аннулирование документов, уголовная ответственность.
Поверхностное устранение замечаний
Исправление только очевидных проблем без глубокого анализа может привести к повторному отказу по другим основаниям. Важно устранить все выявленные несоответствия комплексно.
Работа без консультантов при сложных случаях
Если причины отказа неясны или требуют серьёзных изменений продукции, не пытайтесь решить проблему самостоятельно. Обратитесь к специалистам по сертификации — это сэкономит время и деньги.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли обжаловать отказ в сертификации?▼
Да, отказ можно обжаловать, если вы считаете его необоснованным. Порядок обжалования:
- Письменная претензия в адрес органа по сертификации
- Обращение в национальный орган по аккредитации
- Судебное обжалование
На практике обжалование срабатывает редко, так как органы по сертификации обычно действуют в рамках закона.
Нужно ли платить повторно за сертификацию после отказа?▼
Зависит от условий договора с органом по сертификации:
- Если отказ произошёл на этапе рассмотрения документов — часть оплаты может быть возвращена
- Если уже проведены испытания — придётся оплатить все понесённые расходы
- Повторная подача заявки обычно оплачивается заново
Всегда уточняйте условия возврата или переноса оплаты при заключении договора.
Сколько раз можно подавать заявку на сертификацию?▼
Количество попыток не ограничено. Вы можете подавать заявку столько раз, сколько потребуется для устранения всех замечаний и соответствия продукции требованиям технических регламентов. Однако каждая новая заявка требует оплаты услуг органа и лаборатории.
Можно ли продавать товар без сертификата, если получен отказ?▼
Нет, нельзя. Реализация продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию, без соответствующих документов является нарушением законодательства ЕАЭС и влечёт:
- Административные штрафы для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей
- Конфискацию товара
- Приостановку деятельности на срок до 90 суток
Как долго действует письмо об отказе?▼
Письмо об отказе не имеет срока действия, это просто информационный документ. Однако результаты испытаний (протоколы) обычно действительны в течение 1-3 лет. Если вы устраняете замечания в течение этого срока, можете использовать имеющиеся протоколы для повторной сертификации.
Что делать, если не понимаю причины отказа?▼
Свяжитесь с органом по сертификации и запросите разъяснения. Специалисты органа обязаны пояснить причины отказа и дать рекомендации по устранению замечаний.
Если после разъяснений остаются вопросы или вы не уверены в своих силах, обратитесь к консультантам по сертификации — это поможет избежать повторных ошибок и сэкономит время.
Получили отказ в сертификации?
Наши эксперты помогут разобраться в причинах отказа, подскажут оптимальные пути решения и проведут вас через весь процесс повторной сертификации
Полезные статьи по теме
Как подготовиться к сертификации продукции по ТР ТС
Пошаговое руководство по подготовке к сертификации, чтобы избежать отказов
Читать статьюТР ТС для начинающих: что должен знать производитель и импортёр
Базовые знания о технических регламентах для успешной сертификации
Читать статьюСертификация товаров из Китая: полное руководство
Как правильно сертифицировать китайские товары и избежать отказов
Читать статьюСертификация для маркетплейсов: полный гид для селлеров
Требования Wildberries, Ozon и других маркетплейсов к документам
Читать статью